Panduan dalam menggunakan E-Mail
3 01 2007Email (Elektronik Mail) memiliki beberapa peraturan yang sering disebut dengan Netiket atau Nettiquette.
Beberapa peraturan dalam Netiket adalah :
Berhati-hati dalam melakukan balasan (reply)
Fasilitas 'Reply' dari sebagaian besar program mailer biasanya akan mengutup pesan asli yang Anda terima secara otomatis ke dalam isi surat Anda.
Jika harus mengutip pesan seseorang dalam jawaban email, usahakan menghapus bagian - bagian yang tidak perlu, dan hanya menjawab bagian - bagian yang relevan saja. Pesan yang terlalu panjang memakan file yang besar, yang membuat loading menjadi lambat, yang berarti akan menambah beban pulsa tidak hanya pada pihak penerima tetapi juga pada pihak pengirim.
Perlakukan email secara pribadi
Jika seseorang mengirim informasi atau gagasan kepada Anda secara pribadi, sebaiknya Anda jangan mengirimkannya ke forum umum, seperti kelompok group, atau mailling lists. Email pada dasarnya adalah alat komunikasi personal.
Jangan menggunakan huruf kapital
Selain tidak enak dilihat, penggunaan huruf besar (kapital) biasanya dianggap berteriak. Mungkin saja maksud Anda hanya untuk memberikan tekanan pada maksud Anda. Sebagai alternatif, Anda dapat menggunakan huruf yang dicetak tebal untuk bagian - bagian yang penting.
Berhati-hatilah pada isi dari email Anda
Email memiliki fasilitas bernama 'Forward' yang mengizinkan si penerima untuk meneruskan (forward) ke orang lain. Dengan demikian email Anda akan seutuhnya sampai ke orang lain.
Jangan menggunakan CC
Jika Anda ingin mengirimkan email ke sejumlah orang (misal pada mailing list), jangan cantumkan nama - nama pada kolom CC (Carbon Copy). Jika Anda melakukan hal itu, atau biasa disebut cross posting, semua orang yang menerima email Anda, akan bisa melihat alamat - alamat email orang lain.
Umumnya orang tidak suka bila alamat emailnya dibeberkan di depan umum. Solusinya adalah dengan menggunakan BCC (Blind Carbon Copy). Dengan cara ini setiap orang hanya bisa melihat alamat emailnya sendiri.
Jangan menggunakan format HTML
Jika Anda mengirimkan sebuah pesan penting kepada rekan Anda, jangan gunakan format HTML tanpa Anda yakin bahwa program email rekan Anda dapat memahami kode HTML. Jika tidak, pesan Anda akan sama sekali tidak terbaca atau kosong. Solusinya adalah dengan menggunakan format plain text.
Jangan mengirim file dalam bentuk attachment
Peraturan email secara internasional melarang pengiriman format melalui email, apalagi di dalam milis. Pada umumnya penyedia jasa internet - ISP (Internet Service Provider) di Indonesia hanya memberikan kuota space 2 MB untuk setiap pengiriman email. Pengiriman file yang besar akan membuat proses menerima dan mengirim email menjadi lambat.
Jawablah dengan masuk akal
Jangan menjawab dua atau tiga pertanyaan dalam satu jawaban. Apalagi menjawab pertanyaan dalam email yang panjang lebar dengan satu kata misal "bagus". Hal ini sangat menyebalkan dan menjadi sesuatu yang dianggap tidak menghargai penanya.
